ใครที่ต้องเอาข้อมูลจาก Excel มาทำสไลด์นำเสนอบ่อยๆ คงรู้ดีว่ามันเสียเวลาแค่ไหน ต้องนั่งไล่ก็อปตัวเลข วาดกราฟใหม่ จัดข้อความเข้ากล่องทีละอัน กว่าจะเสร็จก็หมดไปครึ่งวัน ตอนนี้มีตัวช่วยที่ทำให้ขั้นตอนนี้เร็วขึ้นมาก นั่นคือ Copilot ที่อยู่ในโปรแกรม PowerPoint เอง
Copilot ใน PowerPoint คืออะไร
Copilot ตัวนี้เป็นฟีเจอร์ AI ที่ฝังอยู่ใน PowerPoint โดยตรง (ปัจจุบันยังอยู่ในช่วง Preview และทยอยเปิดให้ผู้ใช้) ความสามารถหลักที่เด่นคือรับไฟล์ Excel เข้าไป แล้วเจนสไลด์ออกมาให้เลย ข้อมูลที่ได้ใกล้เคียงกับใน Excel มาก รวมถึงกราฟด้วย ไม่ใช่แค่ก็อปตัวเลขมาวาง แต่สร้างเป็นกราฟที่แก้ไขต่อได้จริง แต่ควรตรวจตัวเลข หน่วย และช่วงเวลาก่อนนำไปใช้จริงเสมอ
วิธีหาไอคอน Copilot ใน PowerPoint
ไอคอน Copilot จะอยู่ด้านขวามือของโปรแกรม แต่บอกไว้ก่อนว่าไม่ใช่ทุกคนจะมีไอคอนนี้ ขึ้นอยู่กับ license หรือ account ที่ใช้งานอยู่ ถ้าใครใช้ account ของบริษัท ลองเช็คดูก่อนว่ามีตัวนี้ให้ใช้หรือเปล่า ถ้ามีแนะนำให้ลองใช้ดูเลย เพราะตอนนี้เก่งขึ้นมากเมื่อเทียบกับเมื่อก่อน
ขั้นตอนแปลงไฟล์ Excel เป็นสไลด์ด้วย Copilot
วิธีใช้งานไม่ซับซ้อน ทำตามขั้นตอนนี้ได้เลย
- กดเปิดไอคอน Copilot ด้านขวามือ
- เลือกไฟล์ Excel ผ่าน Reference a file หรือพิมพ์ / แล้วเลือกไฟล์ที่บัญชีมีสิทธิ์เข้าถึง ถ้าไฟล์อยู่ในเครื่อง ระบบอาจให้อัปโหลดขึ้น OneDrive ก่อน ส่วนลิงก์ SharePoint ต้องเปิดด้วยบัญชีเดียวกันและมีสิทธิ์อ่านไฟล์นั้น
- พิมพ์คำสั่งบอก Copilot ว่าต้องการข้อมูลเป็น category แบบไหน อยากได้ธีมสีประมาณไหน
- กด Enter แล้วรอ
เรื่องเวลารอ ต้องใจเย็นนิดหนึ่ง เพราะในการทดลองนี้ใช้เวลาประมาณ 10-15 นาที ระยะเวลาจริงอาจสั้นหรือยาวกว่านี้ได้ ระหว่างประมวลผลควรเปิดไฟล์และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไว้ตลอด ไม่ควรปิดเครื่องหรือปล่อยให้เครื่องเข้าสู่โหมดพัก
เมื่อ Copilot เจนเสร็จ จะได้สไลด์ที่มีข้อมูลใกล้เคียงกับ Excel มาก แต่ควรตรวจตัวเลข หน่วย ช่วงเวลา และยอดรวมกับไฟล์ต้นฉบับก่อนนำเสนอทุกครั้ง ถ้าใครมี template ของบริษัทอยู่แล้ว แนะนำให้เปิดเทมเพลตนั้นบันทึกเป็นไฟล์ใหม่ก่อนใช้ Copilot ระบบจะพยายามอิงธีมและ layout ที่มีอยู่ แต่ควรตรวจสี ฟอนต์ โลโก้ และตำแหน่งองค์ประกอบหลังสร้างทุกหน้าอีกครั้ง
อยากให้ทีมของคุณทำสไลด์เก่งขึ้นทั้งแผนก?
อบรม In-House Training บริษัทของคุณ
หลักสูตร Presentation ปรับเนื้อหาตามโจทย์งานจริงของทีม
สอนโดย PowerPoint Boy ที่องค์กรชั้นนำไว้วางใจ
แก้ไขกราฟและข้อมูลหลังเจนสไลด์เสร็จ
จุดที่ทำให้ Copilot ตัวนี้ใช้งานได้จริง ไม่ใช่แค่เจนแล้วจบ คือวัตถุส่วนใหญ่ที่ได้มาแก้ไขต่อได้ใน PowerPoint แต่ความสามารถในการแก้จะขึ้นกับชนิดของวัตถุด้วย
- กดปุ่ม Edit in Excel เพื่อเข้าไปแก้ข้อมูลกราฟได้โดยตรง
- เปลี่ยนประเภทกราฟได้เต็มที่ตามที่ต้องการ
- แก้ text box หรือกล่องข้อความทุกกล่องในสไลด์ได้เหมือนทำสไลด์เอง
พูดง่ายๆ คือหลังจาก Copilot เจนสไลด์ให้แล้ว เราสามารถเข้าไปปรับแต่งต่อได้ในหลายส่วน ไม่ต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ศูนย์
คำถามที่พบบ่อย
Copilot ใน PowerPoint ใช้ได้กับไฟล์ Excel ทุกแบบไหม
จากที่ทดสอบมา รองรับทั้งการอัปโหลดไฟล์ Excel โดยตรงและการวางลิงก์จาก SharePoint เข้าไป แต่ไฟล์ต้องอยู่ในบัญชีที่มีสิทธิ์เข้าถึง เช่น OneDrive หรือ SharePoint ที่บัญชี Copilot ใช้งานอยู่
ทำไมบางคนไม่มีไอคอน Copilot ใน PowerPoint
ขึ้นอยู่กับ license หรือ account ที่ใช้งาน ถ้าเป็น account บริษัท ให้ลองเช็คสิทธิ์การใช้งานก่อนว่ามีฟีเจอร์นี้เปิดให้ใช้หรือไม่
ต้องรอนานแค่ไหนกว่า Copilot จะเจนสไลด์เสร็จ
ในการทดลองนี้ใช้เวลาประมาณ 10-15 นาที แต่ระยะเวลาจริงอาจแตกต่างกันได้ ระหว่างรอควรเปิดไฟล์และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไว้ ไม่ควรปิดเครื่องหรือปล่อยให้เครื่องเข้าสู่โหมดพัก
สรุป
Copilot ใน PowerPoint ช่วยแปลงไฟล์ Excel เป็นสไลด์พร้อมกราฟให้อัตโนมัติ ข้อมูลที่ได้ใกล้เคียงกับต้นฉบับมาก และยังแก้ไขกราฟหรือข้อความต่อได้ในหลายส่วนเหมือนทำสไลด์เอง ใครมีไอคอนนี้ในเครื่องลองอัปโหลดไฟล์ Excel หรือลิงก์ SharePoint เข้าไปดู แล้วพิมพ์บอกสิ่งที่ต้องการ รอสักครู่ก็จะได้สไลด์ร่างที่พร้อมให้ตรวจและปรับแต่งต่อ
อยากให้ทีมของคุณทำสไลด์เก่งขึ้นทั้งแผนก?
อบรม In-House Training บริษัทของคุณ
หลักสูตร Presentation ปรับเนื้อหาตามโจทย์งานจริงของทีม
สอนโดย PowerPoint Boy ที่องค์กรชั้นนำไว้วางใจ
ไม่มีเวลาทำสไลด์เอง? ให้เราช่วยดีไหม
บริการรับออกแบบ Presentation โดยทีมมืออาชีพ ส่งมอบมาแล้วกว่า 3,000 งาน — งานด่วนก็ทัน แก้ไขฟรี ประเมินราคาฟรีทางไลน์
