สวัสดีครับบทความนี้ เรามาเปลี่ยนบรรยากาศกันบ้างนะครับ ผมอยากจะมาพูดคุยแชร์ประสบการณ์เกี่ยวกับการทำ PowerPoint ว่าเราใช้เวลามากน้อยแค่ไหน เผื่อเพื่อนๆที่เข้ามาอ่านที่ต้องใช้งานหรือทำ PowerPoint เป็นประจำจะได้แลกเปลี่ยนมุมมองกันนะครับ
ถ้าพูดถึงการทำ PowerPoint แล้วส่วนตัวผมเองเป็นคนชอบทำ PowerPoint อยู่แล้ว และปัจจุบันมีเปิดรับทำ Presentation ใน Fastwork ด้วย ทำให้เกือบทุกวันผมต้องใช้งานโปรแกรม PowerPoint หรือจะบอกว่าผมใช้ PowerPoint เกือบทุกวันเลยก็ว่าได้ครับ
ถ้าย้อนกลับไปว่าช่วงแรกๆที่ผมเริ่มรับงาน Presentation เมื่อประมาณ 2-3 ปีก่อน ผมใช้เวลาในการทำงาน 1 งานใช้เวลาทำเป็นวันๆ บางงานใช้เวลาถึง 2-3 วันกว่าจะเสร็จ แถมงานยังออกไม่ค่อยสวยด้วย อาจจะด้วยผมเองยังใช้โปรแกรมไม่คล่องหรือมุมมองไอเดียเรายังน้อยอยู่ แต่พอเราเริ่มทำมากขึ้นเรื่อยๆ ด้วยจำนวนงานหรือว่าประสบการณ์ของเราที่มากขึ้น ผมรู้สึกผมทำงานได้ไวขึ้น มองงานได้ออกไวขึ้น
ผมจึงอยากจะมาแชร์ว่าแล้วอะไรล่ะ ที่ทำให้เราทำ PowerPoint ได้ไวขึ้น ยิ่งคนทำงานประจำน่าประสบเหมือนกันคือสั่งงานวันนี้เอาเย็นนี้ เอาคืนนี้ (ตายกันพอดี) งั้นเรามาดูกันครับว่ามีอะไรบ้าง ผมขอแชร์เป็นข้อๆไปนะครับ
ข้อ 1. ทักษะการใช้โปรแกรม PowerPoint
เราควรใช้โปแกรมให้คล่อง กดคล่อง หรือต้องรู้ว่าถ้าเกิดเราอยากทำงานให้ออกมาแบบนี้ เราจะต้องใช้เครื่องมืออะไร ผมคิดว่ามันสำคัญเพราะบางทีเราอยากทำแต่เราไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร ใช้เครื่องมือไหน ดังนั้นในข้อนี้เป็นเรื่องของทักษะการใช้งานโปรแกรม ที่จะทำให้เราสามารถทำ PowerPoint ได้ไวขึ้นนะครับ ข้อนี้ถือเป็นพื้นฐานที่จะทำให้ทำงานได้ไวขึ้นมาก เพราะว่าในช่วงแรกๆ ผมไม่รู้ว่าเราจะต้องใช้เครื่องมืออะไรในการทำ บางทีผมอยากทำแต่เพราะผมไม่รู้ ผมก็ต้องไปใช้เวลาในการศึกษาค้นคว้าหรือหาดูตัวอย่างใน YouTube ทำให้ผมใช้เวลาเพิ่มขึ้นไปอีก พอช่วงหลังๆจากที่เราสะสมไอเดีย ตัวอย่างมากขึ้นเรื่อยๆ ประกอบกับเราเริ่มกดใช้เครื่องมือคล่องทำให้ผมประหยัดเวลาทำงานได้มากขึ้นเยอะเลย รวมไปถึงการใช้งานคีย์ลัดต่างๆด้วยนะครับ ถ้าใครไม่เคยลองใช้ ผมแนะนำเลยว่าควรลองใช้กันดูเพราะทำให้ประหยัดเวลาในการกดคำสั่งหรือเครื่องมือต่างๆได้เยอะเลยครับ
ข้อ 2 ไอเดียและตัวอย่าง Presentation
คลังไอเดียของเราเป็นสิ่งสำคัญ คนที่ไม่ค่อยได้ทำ Presentation จะนึกไม่ค่อยออกว่าถ้าเกิดเราได้เนื้อหามาแบบนี้หรือว่างานแบบนี้เราควรจะทำให้ออกมาเป็นยังไง ข้อนี้ก็จะมีคล้ายกับข้อ 1. ช่วงแรกๆผมจะใช้เวลานานมากเพราะว่าเรานึกไม่ออกต้องทำยังไง หรือทำแบบนี้จะดีไหม ข้อนี้สามารถแก้โดยหาไอเดียก่อนเริ่มทำงานทุกครั้ง ทำให้เรามีไอเดียสะสมไปเรื่อยๆ ส่งผลให้เราออกแบบงานนำเสนอของเราได้ไวขึ้น แต่ไม่ใช่ว่าช่วงหลังๆ เราจะไม่หาไอเดียใหม่ๆแล้วนะครับ ทุกวันนี้ก่อนเริ่มงานผมก็ยังคงหาไอเดียตลอด เพื่อให้เราได้อัพเดทไอเดียต่างๆที่ดูน่าสนใจแล้วก็แปลกใหม่ขึ้นด้วย
ลองเข้าไปอ่านบทความ 2 บทความนี้ได้ครับ
การหาไอเดียก่อนเริ่มทำ Powerpoint
ไอเดียทำ PowerPoint หาได้ที่ไหนบ้าง ?
ข้อ 3 การเข้าใจเนื้อหางานของเรา
ก่อนที่ผมจะเริ่มทำออกแบบงาน ผมจะนั่งอ่านเนื้อหาของงานนั้นๆก่อนเสมอ และจะถามคนที่สั่งผมด้วยว่าต้องการนำเสนออะไร ใครเป็นผู้ฟัง วัตถุประสงค์การนำเสนอครั้งนี้เพื่ออะไร เพื่อให้เราเห็นภาพของงานนำเสนอนี้ว่าเราจะต้องออกแบบมาเป็นประมาณไหน เพราะว่าถ้าเกิดเราไม่เข้าใจเนื้อหางานก่อน เวลาที่เราจะตัดเนื้อหาออกหรือว่าการแปลงเนื้อหาเป็นภาพ เป็นอินโฟกราฟฟิค อาจจะนึกไม่ค่อยออก ถ้าเกิดเราสามารถเข้าใจงานของเราได้เวลาการออกแบบ เราจะสามารถแปลงเนื้อหาเป็นภาพได้เร็วขึ้น ไม่ต้องมานั่งนึกว่า เอ…จะเปลี่ยนเป็นอะไร ผมก็แนะนำว่าเวลาเราได้รับมอบหมายงานมา เราควรถามก่อนว่าเป็นการนำเสนออะไร ใครเป็นผู้ฟัง จุดประสงค์ของการนำเสนอคืออะไร
จาก 3 ข้อที่ผมแชร์ประสบการณ์มา ถ้าใครอยากลองนำไปใช้ ผมสรุปแนะนำเป็น 3 ข้อให้ครับ
ข้อ 1. ควรจะเรียนรู้วิธีการใช้เครื่องมือต่างๆ โปรแกรม PowerPoint ให้มากที่สุด
ข้อ 2. ควรดูตัวอย่างไอเดียเยอะๆ ไม่ว่าจะจาก Google Pinterest หรือว่าเป็นป้ายโฆษณาที่เราเดินผ่านขับรถผ่านก็ได้
ข้อ 3. ควรเข้าใจงานนำเสนอของเราก่อนที่จะเริ่มทำ อ่านเนื้อหา สอบถามว่าเป็นการนำเสนออะไร ใครเป็นผู้ฟังนะ จุดประสงค์ของการนำเสนอคืออะไร
หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านที่เข้ามาอ่านนะครับ เพื่อนำไปใช้ให้เราสามารถทำงานของเราได้รวดเร็วมากขึ้นและประหยัดเวลาด้วยนะครับ
